首先我们需要了解，什么是公司秘书？
如果你没有开公司的经验，你可能会想知道为什么要为你的Sdn Bhd支付月费给指定的公司秘书。他们到底是干什么的，为什么每家公司都必须指定一个？下面的文章将为你详细解释。
公司秘书 [文秘 | 治理 | 遵纪]
公司秘书是一个公司的官员。根据《2016年公司法》的规定，每个企业都需要指定一名公司秘书。他们的职责是将企业的文件整理好，及时归档，向董事会提出建议，并遵守法律和监管义务。
公司秘书的职责和责任
1. 更新公司的法定资料
公司秘书必须确保以下法定所需信息的任何变动应在相关的表格中正确填写，并在规定的期限内提交给SSM。
- 官员免职
- 取消任职资格
- 任命/辞职/死亡
- 年度报告
- 公司名称的变更
- 章程的通过、修改和撤销
- 股份的发行、拆分和转让
- 任何其他需要向SSM报告的变动
2. 提醒你重要的日期
公司秘书应将企业年度股东大会、年度申报、提交财务报表的相关日期告知董事会。
3. 协调公司的董事会、股东大会和特别股东会议
公司秘书的角色是纯行政性的，其中包括以下内容：
- 与主席和/或常务董事协调议程文件和议程项目
- 与公司秘书事务有关的问题提供一般咨询意见
- 安排和准备会议室
- 出席会议并记录会议记录
- 保存会议记录本
- 对所做的选择采取后续行动
- 担任董事会和主席的顾问
- 必要时提交法定报表
- 核证会议记录副本
- 确保遵循正确的会议程序
4. 遵守公司章程
公司秘书负责确保企业遵守其章程，并确保修订内容是按照正确的程序起草并纳入。
5. 维护股份登记和文件安全
公司秘书有责任维持公司成员名单的有效性，处理股份转让和其他与股权有关的事宜。他通常还要保管公司印章和股票证书。
6. 协调与股东的关系
公司秘书是公司和股东之间的纽带，通过通函决议，发布有关资本化和权利问题的文件，监测成员登记册内的变化以发现潜在的收购要约，查询股权的最终实际所有权，并保持一般的股东关系。
7. 为公司治理提供建议
公司秘书必须跟进法律的最新发展，以便向董事会提供正确的公司治理问题的建议，帮助董事履行他们的角色和义务，遵守公司和证券法，以及马来西亚证券交易所的上市要求（对于上市公司）。
8. 担任公司官员和董事会顾问
公司秘书是公司和SSM之间，以及股东和董事之间的主要联系点。他在公司活动（合并、收购、处置和清盘）中也发挥着重要作用，他的责任是确保所有文件的准确性，确保尽职调查的披露，在交易完成前能够进行适当的商业评估，并能够及时执行文件等。
常见问题
1. 可以用Sdn Bhd来持有财产吗？
肯定可以老板！一般情况下，Sdn Bhd是用来持有商业地产的。如果通过公司持有商业地产，贷款可以扩展到85%，而个人的贷款上限为60%。
2. 如何减少股本？
公司的股本是债权人所依赖的唯一担保。因此，股本的任何削减都会降低用于支付他们的资金。因此，有股份的公司不允许频繁地降低资本。
3. 外国人可以在马来西亚注册Sdn Bhd吗？
可以的，老板！ SSM允许外国人在马来西亚开设100% 外资企业的私人有限公司。只要有至少一名年满18岁的董事，并且在马来西亚有居住地。
4. 为什么Sdn Bhd更容易获得银行贷款？
Sdn Bhd需要遵守《公司法令》，每年都需要准备经审计的财务报表并提交给SSM。
Sdn Bhd的账目是由特许会计师根据会计标准和公司法令进行审计的。
银行职员会对Sdn Bhd有更高的信心，因为由独立审计师审计的公司财务业绩更为可靠。
5. 公司赚了RM300,000，需要缴多少税？(Sdn Bhd vs Enterprise)
如果我们把RM300,000作为可征税收入，Sdn Bhd需要缴付RM51,000的税务；而Enterprise则需要缴付RM59,150。
6. 为什么Sdn Bbd比Enterprise缴的税要少？
Sdn Bhd（SME）的税率，首RM600,000的可征税收入按17% 征税，其余按24% 征税。
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作者资料：
特许会计师兼企业家黄佩香
Boss Boleh总执行长
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