发Email用这5种写法 很容易惹怒收件人！

发Email用这5种写法 很容易惹怒收件人

工作上，电邮（Email）是重要沟通工具，但使用电邮与Whatsapp信息全然不同，属于较为正式的资讯交换或交流方式，因此，必须得留意基本礼貌，别因为用词或方式不当而惹怒对方，留下坏印像。

若不想让对方在收到你的电邮时白眼翻不停，就来看看以下处理电邮时的

5大雷区：

1. 没写上问候语

职场上的效率就是要快，这让我们忘了人际关系之间该有的礼貌与温度。电邮沟通也是如此，正因为无法面对面沟通，所以若不谨慎使用文字便会引起误会。

撰写电邮就如同和朋友见面讨论事情，总是会先打招呼，然后再切入正题。当然无需要多废话，但简短招呼语必须有。

2. 回复过于草率

试想想，当你认真地写了一长串的完整邮件，而对方只是淡淡地回复：“ok”，那你是不是也觉得对方过于草率，缺乏诚意？

若收到邮件时，无法马上消化邮件内容，也可多写两句，例如“等到晚一点有空，我会再仔细看”，或者你可以谢谢对方，例如 “谢谢你提供的资料” 或 “谢谢你的整理” 等。

3. 信件主旨标记 “Urgent”（急件）

为了要让对方即时阅读或回覆，很多人都会在电邮标题 加上“Urgent”。不过，这个字似乎被很多人滥用了。首先请先确定，这邮件的急迫性，需要对方多快处理或回覆。如果真的事态紧急，不如直接打电话，而不是用email的方式，期待对方马上回覆。

4. 凡是回邮都按“reply all”（全部回覆）

如果该封电邮涉及很多人，在回覆前得仔细考虑清楚，是否有必要将回覆内容同时发送给所有人。若只是想简单地回说“收到”或是“谢谢”，那么请选择特定的对象就好了。

另外，也可分别针对你要沟通的内容，个别回覆给负责的人，以减少对其他人的干扰。

5. 指责别人“你不应该⋯⋯”

电邮沟通的缺点是无法看到对方的表情或语气，因此如果用字不小心，很容易会让对方误会你的意思，因此要尽可能避免负面的字眼和指责的语气。

若有必要提出纠正或是建设性的批评，可以以较为正面的说法提出意见。例如，假设对方的工作方式有些不妥或是出了差错，可以写“如果以后碰到类似的情况，你可以⋯⋯”，而不是直接跟对方说“你不应该⋯⋯”。

资料参考：天下杂志&铁饭网
Photo credit：天下杂志